Dataansvarlig
Holbæk Kommune
Observator Gyldenkernes Vej 3
4340 Tølløse, Danmark
CVR-nummer: 29189447

1. Indledning
   • Denne persondatapolitik (herefter benævnt ”Politikken”) beskriver, hvordan Holbæk kommunes oplevelsescenter ”Observatoriet” (herefter benævnt ”os”, ”vi” eller ”vores”) indsamler og behandler personoplysninger i forbindelse med køb af billetter, booking af services, medlemskab eller ved generel brug af vores hjemmeside og sociale medier
   • Politikken er formuleret og gjort tilgængelig for at overholde Databeskyttelsesforordningen (2016/679 of 27. april 2016) (herefter benævnt ”GDPR”) og reglerne heri om oplysningspligt.
2. Typer af personoplysninger som behandles
   • Vi behandler personoplysninger om dig, når dette er relevant og i overensstemmelse med gældende lovgivning. Alt efter de konkrete omstændigheder kan de behandlede personoplysninger omfatte følgende typer af personoplysninger: navn, telefonnummer, e-mail, fakturerings- og bogføringsbilag, bankoplysninger (kortoplysninger eller kontooplysninger), alder, adresse.
   • Vi behandler ikke følsomme personoplysninger.
   • Hvis vi får brug for at indsamle og behandle yderligere personoplysninger end angivet ovenfor, vil vi orientere herom ved indsamlingen. Sådan oplysning kan også ske ved opdatering af denne Politik.
   • Når du interagerer med Observatoriet via tredjepartsplatforme, er deres politikker gældende. Vi sikrer transparens ved at redegøre for vores anvendte tredjepartsplatforme og deres politikker herunder. Vi linker til denne privatlivspolitik på alle tredjepartsplatforme, hvor det er muligt.

3. Formål med behandlingen af personoplysninger
   • Vi behandler kun dine personoplysninger til legitime formål i overensstemmelse med GDPR. Personoplysningerne kan alt efter omstændighederne behandles til følgende formål:
   • For at kunne levere eller tilbyde de services eller produkter og/eller salgstilbud, som vi udbyder.
   • At besvare forespørgsler og/eller klager fra brugere, medlemmer og kunder.
   • For at opbevare personoplysninger i det omfang, det er et krav i henhold til gældende lovgivning, herunder blandt andet opbevaring af regnskabs- og bogholderibilag i overensstemmelse med gældende lovgivning.
   • At sende nyhedsbreve via e-mail.
   • For at forbedre vores produkter, services eller hjemmeside.
   • Herudover behandler vi også dine personoplysninger i forbindelse med administration af medlemskab og medlemsklub.
4. Retsgrundlag for behandlingen af personoplysninger
   • Vi behandler kun dine personoplysninger, når vi har et lovligt behandlingsgrundlag i overensstemmelse med GDPR. Behandlingen af personoplysninger sker alt efter de konkrete omstændigheder på baggrund af følgende behandlingshjemmel:
   • Hvis vi har bedt om dit samtykke til behandling af nogle konkrete personoplysninger, er behandlingsgrundlaget for de konkrete personoplysninger dit samtykke, jf. GDPR, artikel 6, stk. 1, litra a, idet samtykket altid kan trækkes tilbage ved at kontakte os via de kontaktoplysninger, der er angivet nederst i denne Politik, og hvis samtykket trækkes tilbage, slettes personoplysningerne, der behandles på grundlag af samtykket, medmindre de kan eller skal behandles for eksempel for at overholde en retlig forpligtelse.
   • Behandlingen er nødvendig for udførelsen eller indgåelsen af en kontrakt med den registrerede person, jf. GDPR, artikel 6, stk. 1, litra b, første led.
   • Behandlingen er nødvendig af hensyn til gennemførelse af foranstaltninger, der træffes på den registreredes anmodning forud for indgåelse af en kontrakt, jf. GDPR, art. 6, stk. 1, litra b, sidste led.

5. Videregivelse og overførsel af personoplysninger
   • Vi videregiver kun personoplysninger til andre, hvor lovgivningen tillader eller kræver det. De personlige oplysninger stammer fra platforme, hvor du selv har givet tilsagn om anvendelsen af dem. Det drejer sig om nyhedsbrev, billetkøb og sociale medier
6. Anvendelse af tredjepartsplatforme og online færden på Observatoriet.dk
   • Observatoriet.dk
     • Observatoriet.dk hostes på platformen, Kinsta. Her har vi adgang til information om dit land og din by samt din IP-adresse. Vi anvender udelukkende information om geografisk placering til statistiske formål. IP-adresser anvendes udelukkende til dette formål.
     • Observatoriet.dk benytter sig af Facebooks pixel for at sikre, at vores Facebook annoncering vises for de personer, som med høj sandsynlighed finder den relevant. Derudover bruges den til at analysere på effekten af vores annoncering på Facebook*. Læs mere om Facebook-pixlen hos Facebook her

       *Apples iOS 14.5-ændringer kræver, at apps i App Store, der bruger det, som Apple definerer som “sporing”, skal vise en meddelelse om dette til brugere af iOS 14.5 og senere, i henhold til AppTrackingTransparency-strukturen. Dermed vil brugere af Facebook appen møde en ekstra oplysning om dette derigennem.

   • Facebook og Instagram (Instagram er ejet af Facebook)
     Vores grundlag for brugen af dine personlige oplysninger vil typisk være på baggrund af din egen henvendelse til os eller fordi vi spørger dig om tilladelse til at bruge indhold, du har delt. Når vi modtager en henvendelse fra dig, behandler vi dit navn/brugernavn og henvendelsens indhold. Når vi offentliggør oplysninger, bruger vi kun de oplysninger, vi har fået tilladelse til at dele. Det drejer sig typisk om navne, interviews, billeder og video.
     Når vi bruger personoplysninger til at målrette vores indhold, gør vi det, så vi bedst muligt kan løfte de kommunikationsopgaver, vi har som oplevelsescenter. Vi målretter vores indhold, segmenteret på alder, geografi og interesser på baggrund af den viden, som Facebook og Instagram har om dig. Vi har kun adgang til oplysningerne i pseudonymiseret form. Det er således kun de enkelte sociale medier, der kan identificere dig på baggrund af oplysningerne.

     Oplysning om Facebooks datapolitik
     Oplysning om Facebooks ”Indblik i sider”

   • Google og YouTube (YouTube er ejet af Google)
     Observatoriet anvender Google My Business til statistiske formål, herunder postnummer og by. Derudover anvendes Google Ads til annoncering. Her anvendes effektivitetsmålingerne: Antal eksponeringer og antal klik. Derudover analyseres på geografi og søgetermer.

     Observatoriet har en kanal på YouTube, der udelukkende bruges til at vise Observatoriets film og playlists. Vi oplyser, når vi linker til indhold på YouTube, da du dermed overgår til deres privatlivspolitik. Når du overgår til YouTube, er YouTube dataansvarlig, og vi kan derfor ikke garantere sletning af dine personoplysninger. (Se link til Googles privatlivspolitik, der ejer YouTube herunder).
     Observatoriet anvender ikke YouTube til annoncering, og oplyser herom i denne Politik, hvis det ændrer sig.
     Oplysning om Googles privatlivspolitik

   • Mailchimp
     Observatoriet anvender Mailchimp som platform for udsendelse af nyhedsbrev. Mailchimp er ejet af The Rocket Science Group LLC og er lokaliseret i Georgia, USA. Observatoriet indsamler personoplysninger om navn, postnummer og mailadresse og bruger udelukkende disse personoplysninger til statistiske formål og til at kunne udsende det produkt, som du giver samtykke til at ville modtage. Du kan til enhver tid tilbagekalde dit samtykke.

     Holbæk Kommune har en SCC-aftale med Mailchimp. En SCC-aftale er en standardaftale for overførsel af personoplysninger til lande udenfor EU/EØS.

     Læs Mailchimps privatlivspolitik for ’kontakter’ her

   • Gecko Booking
     Observatoriet anvender bookingsystemet, Gecko Booking, til administration af billetsalg samt booking af services.
     Gecko Booking er en danskejet virksomhed lokaliseret i Danmark. Gecko Booking er dermed underlagt den europæiske persondatalovgivning og herunder den generelle databeskyttelsesforordning (GDPR).
     Observatoriet har indgået en databehandleraftale med Gecko Booking som godkendes årligt.
     For at kunne levere vores produkter, anvender vi de personlige oplysninger: Navn, adresse, tlf., mail. Vi har i systemet mulighed for at sende sms remindere eller vigtig information direkte til kunden. Ændres disse forhold, vil det fremgå af denne Politik.
   • Streaming 
     På Observatoriet.dk findes “Det virtuelle observatorium,” som bl.a. giver mulighed for at streame begivenheder hjemmefra. Observatoriet streamer udelukkende via en GDPR sikret platform. Når der streames live fra Observatoriet, oplyses herom både i forbindelse med billetkøb og i det fysiske rum.

7. Sletning og opbevaring af personoplysninger
   • Vi sørger for, at personoplysninger slettes, når de ikke længere er relevante for vores behandlingsformål som beskrevet ovenfor. Vi opbevarer altid personoplysninger i det tidsrum, som gældende lovgivning forpligter os til, herunder til brug for dokumentation af overholdelse af blandt andet bogføringslovens bestemmelser. Ved spørgsmål angående opbevaringen og behandlingen af personoplysninger, er du velkommen til at kontakte os på den e-mailadresse, du finder nederst i denne Politik.
8. Rettigheder for registrerede personer
   • Registrerede personer har en række rettigheder, som vi kan hjælpe med. Hvis man som registreret person vil gøre brug af sine rettigheder, skal vedkommende kontakte os. Rettigheder omfatter følgende:
     • Ret til at se oplysninger (indsigtsret): Registrerede personer har ret til at få indsigt i de oplysninger, som behandles om vedkommende, samt en række yderligere oplysninger.
     • Ret til berigtigelse (rettelse): Registrerede personer har ret til at få urigtige oplysninger om sig selv rettet.
     • Ret til sletning: I særlige tilfælde har registrerede personer ret til at få slettet oplysninger om sig selv, inden tidspunktet for vores almindelige generelle sletning indtræffer.
     • Ret til begrænsning af behandling: Registrerede personer har i visse tilfælde ret til at få behandlingen af sine personoplysninger begrænset. Hvis en registreret person har ret til at få begrænset behandlingen, må vi fremover kun behandle oplysningerne – bortset fra opbevaring – med samtykke, eller med henblik på at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser.
     • Ret til indsigelse: Registrerede personer har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod vores ellers lovlige behandling af vedkommendes personoplysninger. Der kan også̊ gøres indsigelse mod behandling af oplysninger til direkte markedsføring.
     • Ret til at transmittere oplysninger (dataportabilitet): Registrerede personer har i visse tilfælde ret til at modtage sine personoplysninger i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format samt at få overført disse personoplysninger fra en dataansvarlig til en anden uden hindring.
   • Du kan læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder, som du finder på www.datatilsynet.dk.
   • Hvis du ønsker at gøre brug af dine rettigheder som beskrevet ovenfor, bedes du bruge de kontaktoplysninger, der er angivet nederst i denne Politik.
   • Vi bestræber os på at gøre alt for at imødekomme dine ønsker vedrørende vores behandling af personoplysninger og dine rettigheder som en registreret person. Hvis du på trods af vores bestræbelser ønsker at indgive en klage, kan du gøre det ved at kontakte Datatilsynet (www.datatilsynet.dk).
9. Ændringer til denne politik
   • Vi forbeholder os retten til at ajourføre og ændre denne Politik. Hvis vi ændrer Politikken, ændrer vi datoen og versionen nederst i dokumentet. I tilfælde af væsentlige ændringer, vil vi give besked i form af en synlig meddelelse på vores hjemmeside, e-mail eller ved brug af andre kommunikationsmidler.
10. Kontakt
    • Ved spørgsmål eller kommentarer til denne politik, eller ved påberåbelse af en eller flere rettigheder, kan vi kontaktes på observatoriet@holb.dk.

11. Kontaktoplysninger på databeskyttelsesrådgiveren
    Som alle andre offentlige myndigheder er Holbæk Kommune forpligtet til at have en Databeskyttelsesrådgiver – en såkaldt DPO. Hvis du har spørgsmål til vores behandling af dine oplysninger, er du altid velkommen til at kontakte vores Databeskyttelsesrådgiver.

    Holbæk Kommunes Databeskyttelsesrådgiver er:
    Bech-Bruun Advokatpartnerselskab
    Langelinie Allé 35
    2100 København Ø
    Telefonnummer: 72 27 30 02 (hverdage 9-16) E-mail: dpo.holbaek@bechbruun.com

    Hvis din henvendelse indeholder følsomme eller personlige oplysninger, skal du bruge den sikre beskedfunktion, når du sender til DPO’en:
    Sikker henvendelse til Bech-Bruun

Dette er version 2, sidst opdateret den 22.10.2022 10:13.